Competenties voor organisaties (Organisatie-kenmerken)
Alle organisatiekenmerken voor participatie altijd bij de hand?
Toelichting
Dit overzicht beschrijft welke organisatiekenmerken en organisatorische randvoorwaarden bepalend zijn voor het zorgvuldig organiseren, uitvoeren en opvolgen van (burger)participatie. De kenmerken zijn gebaseerd op kwalitatief onderzoek naar de praktijk van participatie binnen overheden en uitvoerende bureaus. In verschillende participatietrajecten zijn ervaringen geanalyseerd aan de hand van interviews, documentanalyses, een vragenlijst en reflectiesessies. Het overzicht richt zich specifiek op kenmerken die samenhangen met het organiseren van participatie. Algemene organisatiekwaliteiten - zoals generiek financieel beheer of regulier projectmanagement - zijn daarom niet afzonderlijk opgenomen, tenzij zij direct bepalend zijn voor de kwaliteit van participatie.
Het overzicht kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij de (tussentijdse of eind-) evaluatie van participatietrajecten, voor jaarlijkse reflectie op organisatieontwikkeling, als leidraad bij de implementatie van participatiebeleid of - verordeningen, en als basis voor het opstellen van interne kwaliteitsafspraken. Het kan ook helpen om prioriteiten te bepalen: organisaties kunnen gericht kiezen welke kenmerken zij willen versterken, in plaats van alles tegelijk willen ontwikkelen.
De organisatie als geheel
Waar het andere competentie-overzicht zich richt op het handelen van individuele professionals, richt dit overzicht zich op de organisatie als geheel: op structuur, cultuur, governance, middelen en leervermogen. Participatiekwaliteit is niet alleen afhankelijk van individuele deskundigheid, maar ook van hoe een organisatie participatie mogelijk maakt, structureert en de participatieprofessional hierin ondersteunt. Het overzicht kan daarom worden gebruikt als hulpmiddel om te reflecteren op de organisatiecontext waarin participatie plaatsvindt en om te bespreken welke organisatorische voorwaarden nodig zijn om participatie duurzaam te verankeren.
Opbouw
Ook dit overzicht is opgebouwd langs de drie fasen van een participatieproces: aanloop (voorbereiding), doorloop (uitvoering) en afloop (afronding en opvolging). Per fase worden de organisatiekenmerken beschreven die vooral in die fase bepalend zijn voor kwaliteit en doorwerking. In de praktijk staan deze fasen natuurlijk niet los van elkaar: al in de aanloop moet de organisatie randvoorwaarden voor besluitvorming, terugkoppeling en opvolging organiseren, zodat participatie van begin tot eind samenhangend en navolgbaar is ingericht.
Overkoepelende kenmerken
Naast de fasegebonden kenmerken bevat het overzicht vier overkoepelende kenmerken die in alle fasen van het participatietraject even belangrijk zijn. Dit zijn de basisrandvoorwaarden die het fundament vormen voor het zorgvuldig organiseren, uitvoeren en opvolgen van (burger)participatie:
1 - Vaste werkwijze en fasering
De organisatie beschikt over een doordachte, gefaseerde én flexibel toepasbare procesaanpak voor participatie.
De organisatie werkt planmatig én procesmatig aan participatie, met duidelijke doelen, fasen en beslismomenten. De organisatie erkent dat verschillende participatievormen - zoals burgerberaden, co-creatie of consultatie - elk een eigen opbouw en ritme hebben, en past werkwijzen hierop flexibel aan. Tegelijkertijd benoemt de organisatie vooraf de mate van invloed (informeren, raadplegen, adviseren, co-produceren of meebeslissen) en laat zij ruimte voor onzekerheid of tijdelijke chaos wanneer het proces daarom vraagt.
2 - Duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en eigenaarschap
Er zijn vooraf duidelijk vastgelegde rollen, verantwoordelijkheden en mandaten rond participatie.
Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn vooraf helder vastgelegd. Het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het proces, inhoud, communicatie en besluitvorming. Dit versterkt de samenwerking, duidelijkheid en efficiënte uitvoering. Een interne projectleider neemt eigenaarschap over het proces en zorgt ervoor dat het participatieproces breed wordt gedragen binnen de organisatie.
3 - Integrale samenwerking en participatie als onderdelen van de organisatiecultuur
De organisatie verankert participatie integraal in cultuur, strategie en samenwerking.
Participatie is geen los instrument of afhankelijk van één bestuurder of individuele medewerker, maar is duurzaam verankerd in de cultuur, strategie en werkwijze van de organisatie. Afdelingen, vakinhoudelijke teams en externe partners werken vooraf, tijdens én na participatietrajecten samen en stemmen onderling of over rolverdeling, informatievoorziening, inhoudelijke vraagstukken en de opvolging van participatieopbrengsten. De organisatie kon daarbij omgaan met kritiek, tegengeluiden en uiteenlopende perspectieven, zowel intern als extern. De organisatie erkent dat participatie soms tot spanning leidt, maar neemt deze serieus in besluitvorming. Ofwel: de organisatie durft ook 'te kiezen voor kiespijn'. Dit krijgt ook een plek in HRM-processen, zoals werving, functieprofielen en de ontwikkeling en beoordeling van professionals, medewerkers en leidinggevenden.
4 - Open en flexibele houding van bestuur, leidinggevenden en (midden)management
Bestuur, directie en middenmanagement dragen participatie niet alleen uit, maar maken deze ook mogelijk in tijd, middelen en besluitvorming.
Het participatieproces moet door het volledige management worden gedragen. Bestuurders erkennen doorgaans het belang van participatie en het is daarnaast van belang dat ze hier actief een rol in vervullen door aanwezig te zijn bij trajecten mee te doen en zorgvuldig te communiceren. Participatie-professionals voelen vanuit hun directe contact met inwoners de urgentie en meerwaarde ervan. In de praktijk vormt het middenmanagement de cruciale schakel. Afdelingshoofden en leidinggevenden moeten hier tijd en capaciteit voor vrijmaken én opvolging geven aan de resultaten van participatie. Een open en flexibele houding bij al deze lagen is daarom van belang.
Specifieke organisatie-kenmerken per fase
Het overzicht is opgebouwd langs de drie fasen van een participatieproces: aanloop {voorbereiding), doorloop (uitvoering) en afloop (afronding en opvolging). Per fase worden de organisatiekenmerken beschreven die vooral in die fase bepalend zijn voor kwaliteit en doorwerking. In de praktijk staan deze fasen natuurlijk niet los van elkaar: al in de aanloop moet de organisatie randvoorwaarden voor besluitvorming, terugkoppeling en opvolging organiseren, zodat participatie van begin tot eind samenhangend en navolgbaar is ingericht.
Per kenmerk wordt een concrete omschrijving gegeven, gevolgd door twee ontwikkelniveaus:
Ruimte voor verbetering: beschrijft hoe het kenmerk eruitziet wanneer het nog onvoldoende is ontwikkeld of vooral afhankelijk is van individuele inzet.
Goed op weg: laat zien hoe vooruitgang zichtbaar wordt wanneer het kenmerk structureler, herkenbaarder en beter geborgd is in de organisatie.
.png)
In de aanloopfase bepalen we doel, scope en context van de competenties van een participatieprofessional . We brengen bestaande rollen en verwachtingen in kaart als basis voor een gedragen uitwerking.
In de doorloopfase werken we dit uit, toetsen we deze in de praktijk en zorgen we voor draagvlak in de organisatie. O.b.v. feedback scherpen we de inhoud en toepassing verder aan.
.png)
In de afrondfase stellen we de definitieve vorm vast en borgen we deze in processen en werkwijzen. We maken afspraken over toepassing, eigenaarschap en doorontwikkeling.