Je kunt de opbrengsten wegen met beoordelingscriteria. Dan is het belangrijk dat je deze beoordelingscriteria bekend maakt bij de participanten. Je kunt er ook voor kiezen om speciale bijeenkomsten te organiseren waarin je de resultaten aan het beleidsteam en inhoudelijke experts voorlegt. Het is daarbij belangrijk om afspraken te maken over wie de afwegingen maakt en hoe dat precies gebeurt. Je kunt het ook onderdeel maken van het participatieproces om samen een (eerste) afweging te maken van de opbrengsten.

Voordat je gaat terugkoppelen wat je met de inbreng van participanten hebt gedaan, is het eerst belangrijk om je keuzes goed te verantwoorden. Dit doe je door aan te geven welke participatie resultaten wel en niet worden meegenomen en waarom, bijvoorbeeld in een verantwoordingsdocument of in een bijeenkomst of gesprek.

Wacht niet met terugkoppelen tot het hele traject klaar is, maar vertel ook na elke bijeenkomst of ontmoeting duidelijk hoe het verder gaat en wat je met de informatie wilt of kunt gaan doen. Dit kun je beperken tot procesinformatie, maar kan soms ook iets inhoudelijks zijn. Wanneer participanten bijvoorbeeld iets vragen of verlangen waarvan je verwacht dat dit niet gaat lukken, kun je beter direct aangeven dat het vermoedelijk niet gaat lukken. En niet wachten tot het hele proces klaar is.

Je moet al voor de start van de participatie goed nadenken over de manier van terugkoppelen. Daarbij helpen vragen als:

• Kunnen en gaan we daadwerkelijk beleid en uitvoering aanpassen op basis van de ideeën en inbreng?

• Hoe ga ik zorgen dat de mensen die participeren weten dat er echt wat kan veranderen door hun inbreng?

• Hoe ga ik er goed voor zorgen dat mensen weten wat er wel en niet is veranderd door hun inbreng?

Leg van tevoren vast wat er met de inbreng zal gebeuren en hoe en wanneer de participanten terugkoppeling ontvangen. Dit kan ook tussentijds, bijvoorbeeld na afloop van een gesprek of bijeenkomst. Maar in ieder geval na afloop, als alle opbrengsten zijn opgehaald. Door dit aan het begin van het participatietraject vast te leggen- en tijdens het proces ook regelmatig te herhalen - vergroot je het vertrouwen in het proces.

Tijdens het terugkoppelen informeer je participanten over hoe de uiteindelijke beslissing tot stand is gekomen en hoe hun inbreng daarin is verwerkt. Leg daarbij helder uit wat de overwegingen zijn geweest in het wel of niet overnemen van de inbreng. Hou daarbij rekening met hun drijfveren, zodat je niet alleen inhoudelijk, maar ook empathisch in gesprek komt. Vergeet hierbij niet de participanten te bedanken voor hun betrokkenheid. Verspreid de terugkoppeling in ieder geval ook op dezelfde manier waarop je de uitnodiging hebt verzonden, zodat alle belanghebbenden de uitkomsten kunnen meekrijgen. Op die manier kun je ook de mensen die niet aanwezig waren informeren over het verloop en de uitkomsten van de participatie.

Terugkoppeling kent verschillende vormen. De meest gebruikelijke vorm is een chronologisch verslag. Zorg daarbij wel dat de belangrijkste boodschap bovenaan het verslag staat. Er zijn ook meer activerende vormen van terugkoppeling. Denk bijvoorbeeld aan een visueel verslag, met illustraties, video’s en/of foto’s. Ook is het mogelijk om een podcast op te nemen, of het verslag in vraag-antwoordstijl te schrijven. Met name bij langdurige en complexe projecten kan het waardevol zijn om te variëren in vormen. Kies elke keer en elk moment een passende vorm, maar probeer daarbij ook - voor de duidelijkheid en herkenbaarheid - wel de consistentie te bewaken.

Let op de toegankelijkheid bij je terugkoppeling. Verplaats je in de belanghebbenden en houd rekening met hun wensen. Hanteer een begrijpelijk taalniveau en vermijd afkortingen en vaktermen. Gebruik visuele ondersteuning zoals een tijdlijn om de terugkoppeling te verduidelijken. Let ook op de digitale toegankelijkheid van documenten en afbeeldingen.

Wat hebben we hier zelf over geschreven/mee gedaan

• Bekijk pagina 11 van de handreiking Participatieplan van het Kennisknooppunt Participatie.

De informatie op deze pagina is gebaseerd op de onderstaande bronnen:

• Fokkema, S., Swart-Beekhuis, S. (2023). Handboek bewonersparticipatie. (boek)

• International Association for Public Participation. (z.d.). Core Values. Geraadpleegd op 27 oktober 2025.

• Kennisknooppunt Participatie. (2020). Handreiking Participatieplan.

• Lowndes, V., Pratchett, L., Stoker, G. (2001). Trends In Public Participation: Part 1 – Local Government Perspectives. Blackwell Publishers Ltd.

• Lowndes, V., Pratchett, L. (2006). Diagnosing and Remedying the Failings of Official Participation Schemes: The CLEAR Framework. Cambridge University Press.