Een informatiebijeenkomst is een veel ingezet communicatiemiddel binnen participatieprocessen. Het helpt om betrokkenen duidelijk en (hopelijk tijdig) te informeren en draagt zo bij aan transparantie en vertrouwen.
Let op: Bij alle participatievormen zijn er enkele voorwaarden die altijd belangrijk zijn. Bekijk de algemene voorwaarden voor participatiewerkvormen hier.
Een informatiebijeenkomst is bedoeld om belanghebbenden te informeren over een concreet project, beleidsvoorstel of plan. Denk aan omwonenden, ondernemers, maatschappelijke organisaties of andere betrokkenen. Tijdens de bijeenkomst worden zij bijgepraat over de stand van zaken, de planning, mogelijke gevolgen en vervolgstappen.
Het doel is vooral het overdragen van kennis en het vergroten van begrip. Er kan ruimte zijn voor vragen of reacties, maar het gesprek staat niet centraal. In tegenstelling tot een inspraakbijeenkomst gaat het hier niet om formele inbreng of besluitvorming. De bijeenkomst biedt vooral duidelijkheid over de inhoud en het proces, zodat iedereen goed geïnformeerd verder kan deelnemen.
Een informatiebijeenkomst zet je in om belanghebbenden goed te informeren. Het kan helpen om betrokkenheid te vergroten, misverstanden te voorkomen en duidelijk te maken wat er speelt – en wanneer er ruimte komt voor inspraak.
Een informatiebijeenkomst wordt vaak georganiseerd aan het begin van een traject. Bij langer lopende processen kan dit ook tussentijds, om de stand van zaken te delen en verwachtingen te managen. Zo blijven betrokkenen op de hoogte van de voortgang, de planning en mogelijke gevolgen.
Je zet een informatiebijeenkomst in om:
Door belanghebbenden op een gestructureerde manier te informeren, versterk je het vertrouwen tussen initiatiefnemer en omgeving. Het voorkomt onduidelijkheid en legt een basis voor eventuele vervolgstappen, zoals overleg of inspraak. Ook helpt het om later tijd en energie te besparen, omdat mensen beter begrijpen wat er speelt en waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Een informatiebijeenkomst is daarmee een belangrijk onderdeel van een transparant participatieproces.
Het voordeel van een bijeenkomst boven informeren via brief, website, email etc is uiteraard dat mensen elkaar ontmoeten en er ook gelegenheid om eventuele vragen te beantwoorden.
Een informatiebijeenkomst biedt gelegenheid om belanghebbenden bij te praten over ideeën, plannen of beleid. Omdat deze (beleids)plannen vaak al door professionals zijn voorbereid, en deelnemers vaak weinig voorkennis hebben, is een goede voorbereiding essentieel.
Tijdens de bijeenkomst presenteert een organisatie, zoals een gemeente of projectontwikkelaar, de belangrijkste feiten, aanleiding, achtergronden en doelstellingen. Dit gebeurt vaak via presentaties, posters of informatiemarkten. Er is meestal ruimte om vragen te stellen, zodat onduidelijkheden meteen kunnen worden weggenomen.
Een informatiebijeenkomst verloopt meestal via de volgende stappen:
Bepaal het onderwerp en de inhoud van de bijeenkomst. Maak een duidelijke presentatie, bij voorkeur met visuele hulpmiddelen zoals kaarten, tekeningen of slides. Kies een geschikte locatie en regel de logistiek, zoals audiovisuele middelen en eventuele catering. Denk ook na over het tijdstip (avond, overdag, weekend) en de werkvorm: een plenaire presentatie of juist een informatiemarkt met losse informatieposters waar mensen langs kunnen lopen.
Nodig belanghebbenden tijdig en duidelijk uit, via e-mail, brieven, sociale media of lokale media. Of ga langs de deuren in de buurt. Vermeld wat het onderwerp is, waar en wanneer de bijeenkomst plaatsvindt en wat bezoekers kunnen verwachten. Een goede aankondiging draagt bij aan een passende opkomst en duidelijke verwachtingen.
Maak vooraf helder wat het doel van de bijeenkomst is: informeren en vragen beantwoorden. Benoem duidelijk dat het geen inspraakmoment is, maar bedoeld om inzicht te geven in plannen of beleid. Zo voorkom je misverstanden.
Tijdens de bijeenkomst presenteert de organisatie – bijvoorbeeld een gemeente of projectontwikkelaar – de belangrijkste feiten, achtergronden en doelstellingen. Dit gebeurt via presentaties, informatiestands of posters. Vaak is er gelegenheid om vragen te stellen of kort in gesprek te gaan, zodat onduidelijkheden direct kunnen worden besproken. Een gespreksleider zorgt voor structuur en een toegankelijke sfeer. Hou er rekening mee dat mensen ook andere zaken willen delen, die niet op ‘de agenda’ zijn. Neem die serieus en spreek met hen een apart moment af om daarover door te spreken.
Na afloop kan een verslag of samenvatting worden gedeeld, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of website. Dit bevestigt wat er is besproken en kan bijdragen aan betrokkenheid bij vervolgstappen. Goede terugkoppeling versterkt transparantie en vertrouwen in het verdere proces.
Duidelijke en aantrekkelijke uitnodiging: Gebruik heldere taal, doel en agenda. Verstuur op tijd via meerdere kanalen en vermeld praktische details zoals locatie, tijd en aanmeldmogelijkheden.
Overzichtelijke en interactieve presentatie: Beperk tekst, gebruik visuele elementen en concrete voorbeelden. Plan ruimte voor vragen en korte discussies om betrokkenheid en begrip te vergroten.
Gastvrije en toegankelijke omgeving: Zorg voor goede bereikbaarheid, comfortabele zitplaatsen en technische ondersteuning. Houd rekening met toegankelijkheid voor mensen met een beperking.
Professionele en heldere begeleiding: Start met een duidelijke agenda en doelstelling. Houd het tempo erin, betrek het publiek en voorkom lange monologen.
Heldere samenvatting en vervolgafspraken: Vat na afloop de belangrijkste punten samen. Geef aan hoe informatie wordt verwerkt, hoe het traject verder gaat en wanneer en hoe belanghebbenden terugkoppeling krijgen.
De Handreiking participatie bij ruimtelijke projecten van Rijkswaterstaat beschrijft concrete stappen voor het organiseren van informatiebijeenkomsten: doelstelling formuleren, uitnodigingen, communicatiekanalen, ontvangst en beantwoording van vragen, verslaglegging.
De informatie op deze pagina is gebasseerd op de onderstaande bronnen:
Energieparticipatie.nl. (z.d.). Inloopavond of informatiebijeenkomst. Geraadpleegd op 15 oktober 2025.
Michels, A. (2015). Hoe we uit het ideologische doe-democratie-debat kunnen komen. Sociale Vraagstukken. Geraadpleegd op 15 oktober 2025.
Rijksoverheid. (2023). Handreiking participatie bij ruimtelijke projecten. Geraadpleegd op 15 oktober 2025.
Van Ostaaijen, J., Wagenaar, C., & Kloos, L. (2018). Wat kan een gemeente met burgerparticipatie?: Aanbevelingen voor een handreiking meervoudige democratie. Tilburg University.
Meld niet werkende link
Een inspraakbijeenkomst is een formele (wettelijk voorgeschreven) bijeenkomst waar belanghebbenden hun mening, zorgen of ideeën kunnen delen over een voorgenomen plan of beleid.
Een inspraakbijeenkomst biedt mensen die direct gevolgen ondervinden van beleid, een project of besluitvorming de mogelijkheid om formeel hun mening te geven. Dit kunnen bijvoorbeeld omwonenden zijn, ondernemers, belangenorganisaties of andere betrokken partijen.
Wat een inspraakbijeenkomst bijzonder maakt, is dat de inbreng juridisch meetelt. De overheid is verplicht om te reageren op wat er wordt ingebracht, meestal via een Nota van beantwoording. Daarmee onderscheidt een inspraakbijeenkomst zich van bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst, die geen formele status heeft.
Een inspraakbijeenkomst zet je in om plannen of conceptbeleid te toetsen aan de praktijk. Het is een formeel moment aan het eind van een traject, bedoeld voor directe inbreng van belanghebbenden die kunnen reageren op concept-beleid.
Een inspraakbijeenkomst vindt meestal plaats wanneer een beleidsvoorstel of projectplan grotendeels is uitgewerkt, en je wilt (of moet) toetsen hoe dit uitpakt voor mensen die erdoor geraakt worden. De bijeenkomst biedt belanghebbenden – zoals omwonenden, ondernemers of maatschappelijke organisaties – een formele mogelijkheid om hun visie, zorgen of suggesties te delen.
De overheid is verplicht om te reageren op wat er wordt ingebracht, bijvoorbeeld via een Nota van beantwoording. Het is daarom belangrijk dat helder wordt gecommuniceerd wat de status van de bijeenkomst is en welke invloed de inbreng kan hebben. Zonder die duidelijkheid kan het risico ontstaan dat inspraak als schijnparticipatie wordt ervaren.
Omdat de plannen meestal al verregaand zijn uitgewerkt, is aanpassen van de plannen naar aanleiding van de inspraak vaak ingewikkeld. Het is een soort noodrem, om in een laat stadium te kunnen bijsturen. Idealiter heb je echter al bij het ontwikkelen van het plan de betrokkenen betrokken en ruimte gegeven om hun visie te geven. In het begin van een beleidstraject is de ruimte voor het meenemen van de input van betrokkenen vaak groter dan aan het eind (bij inspraak).
Deze vorm van participatie is vooral waardevol bij complexe vraagstukken, gevoelige belangen of wanneer behoefte is aan verdieping. Door belanghebbenden te betrekken, kunnen zij wijzen op verkeerde aannames, ontbrekende factoren, complicerende contexten of afwijkende praktijkervaringen. Zulke signalen maken duidelijk waarom een plan mogelijk niet werkt of tot ongewenste gevolgen leidt. Dit kan bijdragen aan beter beleid en aan meer betrokkenheid en draagvlak.
Een inspraakbijeenkomst vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering. Elk onderdeel – van uitnodiging tot terugkoppeling – draagt bij aan het succes van de bijeenkomst én het vertrouwen van de deelnemers.
Inspraakbijeenkomsten vinden meestal plaats in een fysieke ruimte, zoals een buurthuis, gemeentezaal of vergaderruimte. De inbreng van insprekers wordt genotuleerd of door middel van post-its op posters en geschreven/getekende reacties op kaartmateriaal of reactieformulieren bij de uitgang vastgelegd. Deze vorm van het organiseren van inspraak staat naast de mogelijkheid dat insprekers formeel een reactie per brief kunnen insturen. Een inspraakbijeenkomst verloopt meestal in de volgende stappen:
De organisatie start met het bepalen van het onderwerp, de doelstelling en de randvoorwaarden. Er wordt gekozen voor een passende locatie, zoals een wijkcentrum of gemeentezaal, en voor een geschikt tijdstip. Ook wordt een passende werkvorm gekozen, bijvoorbeeld een presentatie met vragenronde of werken aan thematafels. Informatiemateriaal wordt voorbereid, zodat deelnemers goed geïnformeerd mee kunnen praten.
Belanghebbenden – zoals omwonenden, ondernemers of maatschappelijke organisaties – worden uitgenodigd via brieven, e-mail, sociale media of lokale media. De uitnodiging moet duidelijk maken waar de bijeenkomst over gaat, wat het doel is en wat er van deelnemers wordt verwacht. Tijdige en heldere communicatie is essentieel voor een goede opkomst.
Benoem vooraf en tijdens de bijeenkomst duidelijk het doel: het ophalen van reacties op de voorgestelde plannen, en suggesties om deze te verbeteren. Daarbij moet ook helder worden uitgelegd welke invloed de inbreng heeft op het uiteindelijke besluit.
De bijeenkomst vindt meestal fysiek plaats. Beleidsmakers, projectleiders of andere deskundigen lichten het voorstel toe. Daarna krijgen deelnemers de ruimte om vragen te stellen, zorgen te delen en suggesties te doen. Goede gespreksleiding en een veilige, respectvolle sfeer zijn belangrijk. Inbreng wordt verzameld via gesprekken, post-its, reactieformulieren of visuele middelen. Notulisten leggen alle reacties zorgvuldig vast, zodat ze meegenomen kunnen worden in de Nota van beantwoording.
Na afloop wordt via een Nota van beantwoording verslag gedaan van de ontvangen inbreng en wordt toegelicht wat daarmee gebeurt. Aanvullende communicatie, zoals een nieuwsbrief, websitebericht of vervolgbijeenkomst, helpt om de betrokkenheid vast te houden. Heldere terugkoppeling draagt bij aan vertrouwen en toekomstige bereidheid tot participatie.
Ervaringen leren dat hybride of volledig online inspraakbijeenkomsten vaak minder goed werken. Online deelnemers missen regelmatig het verloop van het gesprek in de zaal. Daarom is het aan te raden om deze bijeenkomsten fysiek te organiseren. Lees hier meer over de keuze voor digitale, fysieke of hybride participatie.
Creëer een veilige en open sfeer voor dialoog: Zorg voor een neutrale locatie, goede gespreksleiding en duidelijke gedragsregels zodat iedereen zich gehoord en gerespecteerd voelt tijdens de bijeenkomst.
Gebruik visuele en interactieve werkvormen: Gebruik kaarten, tekeningen of stellingen om gesprekken te stimuleren. Dit maakt abstracte onderwerpen concreet en activeert deelnemers om ideeën te delen.
Zorg voor goede gespreksbegeleiding en tijdsbewaking: Een ervaren moderator bewaakt de structuur, betrekt stille deelnemers en voorkomt dominantie. Werk met tijdsloten voor thema’s om focus te houden.
Leg inbreng zichtbaar vast en geef aan wat ermee gebeurt: Noteer kernpunten live op flip-overs of scherm. Bespreek hoe input wordt verwerkt en wanneer deelnemers terugkoppeling kunnen verwachten.
De Canon van Participatie gaat in op de verandering van inspraakverordening naar participatieverordening.
Dit artikel van Rooilijn bekijkt functionele verschillen tussen inspraak (individueel belang) en participatie (collectieve kennis/verwerking).
Bayer, M. (2024). Verplichtingen en aandachtspunten bij participatie. ROMagazine. Geraadpleegd op 15 oktober 2025.
Kennisknooppunt Participatie. (z.d.). Van inspraakverordening naar participatieverordening (1992). Geraadpleegd op 15 oktober 2025.
Michels, A. (2015). Hoe we uit het ideologische doe-democratie-debat kunnen komen. Sociale Vraagstukken.
Van den Bongaardt, T. (2018). Monitor Burgerparticipatie 2018. ProDemos.
Van der Veen, M. (2022). Democratie, inspraak en participatie: de DIP dans. Rooilijn. Geraadpleegd op 15 oktober 2025.
Vragen? Neem contact met ons op
Je zoekopdracht leverde helaas geen resultaat op. Controleer de spelling of probeer het opnieuw met een andere term.
Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer over cookies in onze cookieverklaring.
Deze cookies verzamelen nooit persoonsgegevens en zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website.
Deze cookies verzamelen gegevens zodat we inzicht krijgen in het gebruik en deze website verder kunnen verbeteren.
Deze cookies zijn van aanbieders van externe content op deze website. Denk aan film, marketing- en/of tracking cookies.