Submenu

Uitnodiging op het ministerie

Inleiding

Nodig mensen uit voor een ‘gesprek aan huis’ op je eigen werklocatie. Ga met een, voorafgaand afgesproken en met elkaar gedeelde, agenda gericht het gesprek aan met je gasten. Ook collega's kunnen (voor een deel) aansluiten en bijdragen aan het gesprek.

Let op: Bij alle participatievormen zijn er enkele voorwaarden die altijd belangrijk zijn. Bekijk de algemene voorwaarden voor participatiewerkvormen hier.

Een effectieve manier om inwoners, professionals of maatschappelijke organisaties actief te betrekken bij beleid, is het organiseren van een bezoek aan een ministerie, provinciehuis, gemeentehuis of waterschapskantoor. Bij deze werkvorm worden 15 tot 30 deelnemers uitgenodigd om in gesprek te gaan over een concreet beleidsonderwerp of project. Het doel is om kennis, ervaringen en zorgen direct te delen met beleidsmakers, en samen te verkennen welke kansen en knelpunten er zijn.

Een goede voorbereiding is cruciaal. De gespreksonderwerpen worden vooraf besproken met een delegatie van de deelnemers, zodat het programma aansluit bij hun verwachtingen en vragen. Op basis daarvan wordt een gespreksagenda opgesteld, die tijdig met alle deelnemers wordt gedeeld. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt dat het gesprek te breed of te vrijblijvend wordt.

Een groot voordeel van deze setting is dat, door de locatie, collega’s uit andere beleidsvelden eenvoudig kunnen aansluiten bij onderdelen van het gesprek. Dit bevordert dwarsverbanden en zorgt ervoor dat vraagstukken in samenhang worden bekeken. Zo wordt voorkomen dat deelnemers van het kastje naar de muur worden gestuurd. Ook ervaren zij zo dat er binnen de organisatie echt wordt samengewerkt.

De locatie van het gesprek biedt deelnemers ook een inkijkje in de werkomgeving van het ministerie of gemeentehuis, wat bijdraagt aan transparantie en een beter wederzijds begrip. Zo ontstaat meer begrip voor de complexiteit van beleidsvorming en groeit wederzijds vertrouwen.

Waarvoor en wanneer gebruik je een gesprek aan huis?

Een ‘gesprek aan huis’ is geschikt om betrokkenen mee te nemen in beleid of projecten die meerdere perspectieven vragen. De locatie draagt bij aan een betere beeldvorming over waar de overheid mee bezig is. Bovendien vinden veel deelnemers zo’n ‘kijkje achter de schermen’ interessant.

Een uitnodiging voor een ‘gesprek aan huis’ op de werklocatie is vooral geschikt wanneer je een open en gelijkwaardig gesprek wilt voeren over een specifiek beleidsonderwerp of project dat meerdere perspectieven vraagt. Het leent zich voor situaties waarin het belangrijk is om niet alleen informatie te zenden, maar juist actief te luisteren naar ervaringen, zorgen en ideeën van betrokkenen. Denk bijvoorbeeld aan het verkennen van nieuw beleid, het evalueren van lopende projecten of het bespreken van thema’s die raakvlakken hebben met meerdere beleidsvelden.

Het gesprek op de eigen locatie maakt het bovendien mogelijk om collega’s uit andere teams gemakkelijk te laten aansluiten, waardoor vragen direct beantwoord en verbanden sneller gelegd kunnen worden. Ook biedt het een kans om deelnemers een inkijkje te geven in de werkomgeving van het ministerie of gemeentehuis, wat bijdraagt aan transparantie, vertrouwen en een beter wederzijds begrip.

Hoe werkt een gesprek aan huis?

Een gesprek aan huis vraagt om het bepalen en selecteren van het onderwerp en de doelgroep, een vooroverleg, een programma en het benutten van de locatie.

Het organiseren van een ‘gesprek aan huis’ begint met het zorgvuldig bepalen en selecteren van het onderwerp en de doelgroep. Vaak gaat het om een actueel beleidsthema of project waarover verschillende perspectieven gewenst zijn. Vervolgens worden 15 tot 30 deelnemers uitgenodigd, bijvoorbeeld inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties of professionals uit de praktijk.

Vooraf vindt er een vooroverleg plaats met een kleine delegatie van de deelnemers. Samen bespreek je welke vragen en onderwerpen centraal moeten staan, zodat het gesprek aansluit bij hun behoeften en verwachtingen. Op basis hiervan wordt een gespreksagenda opgesteld. Deze agenda wordt ruim op tijd met alle deelnemers gedeeld, zodat iedereen zich kan voorbereiden en weet wat er te verwachten valt.

Op de dag zelf worden de deelnemers welkom geheten op de werklocatie, zoals het ministerie of gemeentehuis. Het programma start met een gezamenlijke introductie en daarna volgen de gesprekken, vaak in een plenaire setting met ruimte voor dialoog. Een belangrijk voordeel van deze setting is dat collega’s uit andere beleidsvelden eenvoudig kunnen aanschuiven bij relevante onderdelen. Hierdoor ontstaat een breder gesprek en kunnen vragen sneller beantwoord worden.

Naast de inhoudelijke gesprekken wordt vaak ook de locatie benut. Denk aan een korte rondleiding of een ontmoeting met medewerkers die normaal achter de schermen werken. Dit vergroot de transparantie en biedt deelnemers een beter beeld van de wereld achter beleid en besluitvorming. Zo draagt een ‘gesprek aan huis’ bij aan begrip, vertrouwen en constructieve samenwerking.

Tips:

Voorbereiding

Bepaal doel en thema: Kies een concreet beleidsonderwerp of project waarover je input wilt ophalen.
Selecteer doelgroep: Nodig 15–30 relevante deelnemers uit (inwoners, professionals, organisaties).
Vooroverleg: Bespreek met een kleine delegatie van deelnemers welke onderwerpen belangrijk zijn.
Stel agenda op: Werk de gespreksagenda uit en zorg voor balans tussen informeren en dialoog.
Deel agenda tijdig: Verstuur uitnodiging en agenda ruim van tevoren, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.

Tijdens het gesprek

Ontvangst op locatie: Zorg voor een gastvrije ontvangst en uitleg over het programma.
Introductie: Leg het doel van het gesprek en de spelregels voor de dialoog uit.
Gesprek voeren: Bespreek de onderwerpen volgens de agenda; faciliteer open en gelijkwaardig gesprek.
Collega’s laten aansluiten: Betrek waar passend collega’s uit andere beleidsvelden voor extra verdieping.
Transparantie vergroten: Gebruik de locatie voor een korte rondleiding of ontmoeting met medewerkers.

Afronding

Samenvatten: Vat de belangrijkste opbrengsten en inzichten aan het eind plenair samen.
Terugkoppeling: Stuur na afloop een verslag of samenvatting van de resultaten naar alle deelnemers.