Een participatieplan is een plan dat helder en duidelijk beschrijft wat je met behulp van participatie wil bereiken en op welke wijze, welke partijen, op welk moment worden betrokken bij een vraagstuk, beleidsdossier, programma of project. Bovendien geeft het plan aan welke bijdrage er wordt gevraagd van de verschillende partijen en wat er met die bijdrage zal gebeuren in het proces.

Het opstellen van een participatieplan vergt zorgvuldige voorbereiding. Om de elementen in het participatieplan in te kunnen vullen is het nodig om vooraf een goede analyse te maken van de stakeholders, de voor hen belangrijke thema’s in het project en hun belangen. Daarnaast is het belangrijk om vooraf scherp te hebben welke ambitie je hebt voor het participatieproces in het project en hoe je dit verbindt met de doelen en mijlpalen van het project.

Doelen van een participatieplan

• Doordacht proces: Door een participatieplan op te stellen verdiep je je op tijd in de vraag hoe participatie kan bijdragen aan de doelen van het project, wie de stakeholders zijn, welke ruimte er is voor participatie in het project en hoe dit aansluit op de mijlpalen, besluitvormingsmomenten en de fasen die het project doorloopt.
• Communicatie: Het participatieplan is ook een communicatiemiddel. Het maakt voor iedereen binnen en buiten de projectorganisatie duidelijk hoe het participatieproces verloopt en hoe deze in dienst staat van de besluitvorming. Zo kunnen participanten inzien wat er zal gebeuren met hun inbreng.
• Transparantie: De aard, omvang, reikwijdte en verwachte opbrengst van het participatieproces zijn helder beschreven in het plan. Het participatieplan legt ook verwachtingen en afspraken vast, waarop binnen en buiten het project kan worden teruggevallen. Zo wordt de kans op misverstanden, teleurstellingen, en discussie over het participatieproces verkleind.

Een participatieplan opstellen is altijd maatwerk. Voor ieder project is immers de context anders, en de participatieaanpak moet daarbij passen. Denk daarbij aan de voorgeschiedenis die invloed kan hebben en de bestuurlijke, politieke en juridische aspecten.

Heb je je participatieplan opgesteld, maar kun je nog hulp gebruiken? Bekijk meer informatie over het maken van een stakeholderanalyse. Of heb je nog hulp en tips nodig bij het schrijven van een goede communicatieaanpak? Kijk dan hier.

Meer weten en aan de slag

Onderstaande handreiking ondersteunt iedereen die een participatieplan wil schrijven; de handreiking schrijft niets voor, maar bevat een aantal belangrijke elementen waaruit een participatieplan bestaat. Nieuwsgierig geworden? Of hulp nodig bij het opstellen van een participatieplan? Bekijk dan de handreiking hieronder.