Een doordachte communicatiestrategie en communicatieaanpak kunnen sterk bijdragen aan een succesvol verloop van een participatietraject. Dat geldt voor alle fases in het participatietraject. Vanaf het ontwerp van het traject en de stakeholderanalyse tot en met de uitvoering en terugkoppeling naar deelnemers. Factor C kan je op weg helpen met je communicatie bij participatietrajecten.
Een participatietraject levert de meest waardevolle input op als je de juiste personen (of organisaties) weet te bereiken. Zij moeten dan wel tijdig weten hoe en waar ze kunnen participeren. Maar heldere communicatie is niet alleen belangrijk voorafgaand aan het participatietraject. Ook tijdens het traject en na afloop willen betrokkenen geïnformeerd worden. En het moet voor hen duidelijk zijn waar ze met vragen en opmerkingen terechtkunnen.
Denk daarom vooraf na over de inhoud en planning van de communicatie voor, tijdens en na het participatietraject. Dat zorgt ervoor dat het proces prettig verloopt voor alle partijen.
Factor C
Factor C is een werkwijze die binnen de Rijksoverheid wordt gebruikt om een communicatiestrategie en communicatieaanpak op te stellen. Factor C beschrijft welke stappen je kan zetten om te komen tot de beste communicatie voor jouw project. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je strategie en aanpak goed onderbouwd zijn. En dat er draagvlak voor is bij de betrokkenen.
Volgens Factor C kan er alleen sprake zijn van echt goede communicatie als het perspectief van 'de ander' als vertrekpunt dient. Met het perspectief van de ander wordt bedoeld:
- het perspectief van de mensen die door het onderwerp geraakt (kunnen) worden
- het perspectief van de mensen voor wie er iets verandert/gaat veranderen
- het perspectief van de mensen van wie we als overheid iets wensen of verwachten.
Als je aan de slag gaat met je communicatieaanpak, breng je allereerst in kaart wie deze personen of partijen zijn. Waarschijnlijk heb je veel informatie al verzameld toen je je participatieplan maakte. Maar als je werkt volgens Factor C, moet je je verder verdiepen in deze belanghebbenden. Je moet hún perspectief centraal stellen bij het uitwerken van de communicatie. Dat kan bijvoorbeeld door antwoord te geven op vragen als:
- Welke vragen of zorgen leven er bij deze mensen of partijen?
- Hoe kunnen we in de communicatie helderheid scheppen in die vragen of zorgen?
- Hoe kunnen we hen antwoorden geven op hun vragen en zorgen?
Hieronder vind je een toelichting op hoe communicatie met Factor C tot stand komt en welke stappen je dan doorloopt.
De opgave
Het vertrekpunt voor je communicatieaanpak is het duidelijk formuleren van de maatschappelijke opgave. Daarbij kijk je vooral ook naar hoe betrokkenen dit probleem of onderwerp ervaren. Wat is in hun ogen de opgave? En welke rol moet de overheid spelen als we hiermee aan de slag gaan? Je kijkt dus verder dan het beleidsdoel zoals dat in de formele stukken staat. In je communicatieaanpak werk je omgevingsgericht. De maatschappelijke opgave zoals de échte wereld die ziet, is je uitgangspunt.
De omgeving
Met een goed omschreven opgave in de hand kun je een analyse gaan maken van de omgeving. Naast de handreiking Stakeholdersanalyse, biedt het Communicatiekompas hier veel hulpmiddelen en methodieken voor onder de fase Onderzoek en analyse.
Bijvoorbeeld:
- Actoren-inventarisatie om in kaart te brengen welke partijen betrokken zijn bij jouw opgave
- Beweegredenen-matrix om inzicht te krijgen in de beweegredenen van jouw stakeholders
- Macht- en invloedanalyse om een beeld te krijgen van de macht die betrokkenen hebben op het dossier.
De communicatiestrategie
Het resultaat van de omgevingsanalyse vormt de basis voor de communicatiestrategie. En dat betekent: keuzes maken.
- Op welke doelgroepen gaan we ons richten voor dit specifieke participatietraject?
- Hoe kunnen we hen het beste benaderen?
- Wat is onze boodschap?
De communicatieboodschap
Een belangrijke pijler in een communicatieaanpak is de inhoudelijke kernboodschap. Bij Factor C begint het formuleren van deze boodschap met goed luisteren. Luisteren naar hoe mensen over je onderwerp spreken. Alleen zo vind je een antwoord dat aansluit op de leefwereld van de ontvanger. Aan de hand daarvan kan je komen tot passende teksten voor bijvoorbeeld de uitnodiging.
Contact met je doelgroep valt of staat met een boodschap die aanspreekt. En die daarnaast ook antwoorden bevat en perspectief laat zien. Belangrijk is daarom dat je weet waar betrokkenen vragen of zorgen over hebben. In de communicatieboodschap kun je die vragen dan beantwoorden of de zorgen benoemen. De communicatieboodschap maak je dus op maat voor jouw project.
Om de kernboodschap te ontwikkelen en schrijven vind je op Communicatiekompas.nl een aantal handige hulpmiddelen. De kritiek-repliek-methode helpt om bouwstenen te verzamelen. Het kijk-want-dus-model kun je vervolgens gebruiken om een gestructureerde boodschap te schrijven.
Als je communicatieboodschappen hebt voor meerdere participatietrajecten of voor verschillende fases in je participatietraject kun je ook kiezen voor een message house. Een message house brengt verschillende communicatieboodschappen samen onder in één dak (een overkoepelend verhaal) en zorgt voor samenhang.
De communicatieaanpak
Een realistische en goed opgebouwde communicatieaanpak is ontzettend belangrijk voor het goed kunnen uitvoeren van de communicatie over jouw project. Ook hier neem je de mensen om wie het gaat als vertrekpunt.
- Welke middelen sluiten aan op hun dagelijkse routine?
- Hoe groot of klein is hun informatiebehoefte?
- Op welke momenten staan zij open voor jouw communicatieboodschap?
- Wat mag zeker niet ontbreken in jouw communicatieboodschap?
- Hoe zorg je ervoor dat het voor hen zo makkelijk mogelijk is om meer informatie te vinden of hun vragen te kunnen stellen?
Kortom, het doel is om een praktische aanpak op te stellen met middelen die zo goed als mogelijk aansluiten op de leefwereld van de mensen die het aangaat.
Communicatiekompas
Voor communicatieadviseurs – en anderen die zich met de communicatie over een onderwerp gaan bezighouden – is de website Communicatiekompas.nl ontwikkeld. Hier zijn praktische handvatten te vinden om met communicatie aan de slag te gaan, samengesteld met het gedachtegoed van Factor C als fundering. Dus ook als je zelf niet (eind)verantwoordelijk bent voor de communicatie over de participatie, kan je daar inzicht krijgen in hoe een communicatiestrategie en communicatieaanpak tot stand komen. En misschien kan je voor het participatieplan je voordeel doen met de aangeboden hulpmiddelen.