Hoe zet je een goed online overleg op met meerdere, externe deelnemers? Hoe haal je het meeste uit deze online setting? In deze handreiking wordt uitgelegd hoe je een online overleg met stakeholders net zo effectief, of misschien zelfs wel effectiever kunt maken dan een offline overleg.

Voorbereiding 

• Vergaderverzoeken: Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk weet in welk medium het overleg plaats gaat vinden. Hierdoor kan je bij de eerste uitnodiging en reservering in de agenda’s al aangeven dat er bijvoorbeeld een account aangemaakt moet worden door de deelnemers.
• Online overleg etiquette: Geef van tevoren al spelregels voor online overleggen door aan de deelnemers, zoals het op tijd inbellen door deelnemers. Hierdoor kunnen zij zich op tijd voorbereiden en goed klaar gaan zitten voor het gesprek.
• Testoverleg: Het is handig om de deelnemers de mogelijkheid te geven om het programma te testen. Dit kan door een test overleg te organiseren van een uurtje, voorafgaand aan het overleg. Deelnemers kunnen hierin inbellen om zo hun verbinding, microfoon en geluid testen en bekend te raken met de software.

Tijdens het overleg

• Het team: Als je een online overleg organiseert is het belangrijk om met meerdere mensen vanuit de organisatie aanwezig te zijn. Op zijn minst is één voorzitter en één iemand die de techniek regelt (de organisator) belangrijk.
• Communicatiemethoden: Zorg er ook voor dat er in de voorbereiding en aan het begin van het overleg duidelijk wordt hoeveel input de deelnemers zelf in kunnen brengen en wanneer daar ruimte voor is
• De chatfunctie: Veel online overlegmethoden hebben een chatfunctie die naast het videobellen kan worden gebruikt. Deze functie kan niet alleen gebruikt worden om aan te geven dat iemand wilt spreken, maar hier kunnen ook vragen in worden gesteld. 
• Scherm delen: Veel online overlegmethoden bieden ook de mogelijkheid om je scherm te delen. Hiermee laat je zien wat er op jouw computerscherm te zien is.

Na het overleg 

• Afsluitende vraag: Zorg ervoor dat je het overleg afsluit met een duidelijke vraag over de verwachtingen van de deelnemers voor het vervolg. Vraag ook wat stakeholders van het overleg vonden en laat hen dit posten in de chat. Zo heb je snel een overzicht van wat iedereen ervan vond, zonder dat je achter iedereen aan moet gaan mailen
• Overgebleven vragen beantwoorden: Zorg ervoor dat je de vragen die in de chat zijn gesteld, maar niet in het overleg beantwoord, direct na het overleg oppakt. Stakeholders verwachten een antwoord. 
• Verslag: Zorg ervoor dat er een helder verslag van het overleg wordt rondgezonden. Online overleggen kunnen ook makkelijker opgenomen worden. Vraag indien nodig jouw ICT-afdeling voor tips op dit gebied. 

Meer weten?

Meer informatie over het organiseren van een succesvol online stakeholder overleg? Bekijk hieronder de uitgebreide handreiking.