Door de coronacrisis is het tijdelijk beperkt mogelijk om fysiek bij elkaar te komen. Dit betekent niet per se dat participatieprocessen stop worden gezet. Het is echter wel belangrijk om een alternatief te hebben voor fysieke bijeenkomsten. Gelukkig leven we in de 21^ste eeuw en zijn er tegenwoordig diverse online alternatieven om mensen te informeren en te laten participeren. Deze eParticipatieprocessen brengen ook nieuwe kansen met zich mee. Je kunt wellicht een groter of ander publiek bereiken omdat niet iedereen altijd in de gelegenheid is om naar een bijeenkomst te komen. Nu kan iedereen vanuit huis mee doen. Het is echter ook belangrijk om te onthouden dat sommige groepen minder digitaal zijn dan andere.

Voor het ontwerpen van een online bijeenkomst doorloop je 5 stappen:

Stap 1: Bepaal het doel

Je organiseert een informatiebijeenkomst meestal als onderdeel van een groter participatieproces. Er is meestal geen formele verplichting voor het organiseren van een informatiebijeenkomst, maar het is wel heel waardevol vanuit een participatie oogpunt. Er zijn over het algemeen 3 doelen te onderscheiden. Het informatieve doel, het interactieve doel en een combinatie van de twee.

Stap 2: Maak een doelgroepanalyse

Er zijn veel verschillende eParticipatie tools en online platforms die je kunt inzetten. Dit kan variëren van een website waar je doelgroep al actief op is of een bekend platform als Facebook, Youtube of Linkedin. De keuze voor de meest geschikte plek hangt af van de doelgroep die je wilt benaderen. Om deze keuze te maken is het goed om je doelgroep beter te leren kennen. Uit wie bestaat de doelgroep? Hoe groot is de doelgroep? Is er al een platform waar ze samenkomen? Het is handig om een stakeholderanalyse te maken om dit overzicht in kaart te brengen.

Stap 3: Is er voldoende tijd, kennis en expertise en budget beschikbaar in jouw team?

Welke keuzes je ook maakt er is altijd budget nodig om een platform op te zetten en kennis om het goed in te richten. Participatie staat of valt ook met een goede terugkoppeling van wat er met de resultaten gebeurd is. Het is daarom belangrijk om te bespreken of er voldoende capaciteit is voor het organiseren van een dergelijke activiteit.

Stap 4: Welke eParticipatiefunctionaliteiten heb je nodig?

In de handreiking worden een aantal voorbeelden gegeven van concrete eParticipatie-functionaliteiten en tools die je kunt inzetten.

Stap 5: Bedenk hoe je participanten gaat werven

Welke vorm je ook kiest je moet altijd mensen op de hoogte stellen. Normaal gesproken maak je bijvoorbeeld gebruik van lokale huis-aan-huis bladen of verstuur je een brief. Om mensen online te bereiken kun je dezelfde middelen gebruiken, maar je kunt deze ook aanvullen met online middelen zoals social media. Je kunt hiervoor gebruik maken speciale advertentiebureaus. In stap 2 heb je ook al gezocht naar mogelijke platformen waar je doelgroep samenkomt. Wees niet bang om hier mensen te informeren over jouw activiteit.

Let op! Sluit niemand uit

Hoewel 95% van Nederland toegang heeft tot het internet zijn er ook digibeten, laaggeletterden en mensen met audiovisuele beperkingen. Bedenk alternatieve manieren om deze mensen te betrekken. Met elke participatievorm die je kiest sluit je per definitie groepen uit; ga dus voor een mix aan vormen om de groep die je uitsluit zo klein mogelijk te maken

Nieuwsgierig geworden? Of hulp nodig bij het vormgeven van e-partipicatie? In de handreiking ‘Participatie-inspiratie tijdens de coronacrisis’ vind je tips, een aantal voorbeeldcases en een bonustabel met 56 ideeën om jouw doelgroep online te informeren en/of de interactie aan te gaan. Lees hier verder!